A Zánkai Közös Önkormányzati Hivatalban egységesített önkormányzati elektronikus ügyviteli megoldások kerülnek bevezetésre a 257/2016. (VIII.31.) Kormányrendelet előírásainak figyelembevételével 2017. január 1. napjától.

KEDVEZMÉNYEZETT NEVE:
ZÁNKA KÖZSÉG ÖNKORMÁNYZATA

PROJEKT CÍME:
ZÁNKA KÖZSÉG ÖNKORMÁNYZATA ASP KÖZPONTHOZ VALÓ CSATLAKOZÁSA

TÁMOGATÁS ÖSSZEGE: 5.909.940,- FT

TÁMOGATÁS MÉRTÉKE: 100 %

A PROJEKT TERVEZETT BEFEJEZÉSI DÁTUMA: 2018.06.30.

PROJEKT AZONOSÍTÓ SZÁMA: KÖFOP-1.2.1 – VEKOP-16-2016-00569

A Közös Hivatal a keretrendszer és az alábbi 7 szakrendszer (iratkezelő rendszer, elektronikus ügyintézési portál rendszer, gazdálkodási rendszer, ingatlanvagyon-kataszter rendszer, önkormányzati adórendszer, ipar-és kereskedelmi rendszer, hagyatéki leltár rendszer) igénybevételével csatlakozik az önkormányzati ASP rendszerhez. Jelen projekt által tervezett fejlesztés megvalósítása elengedhetetlen az ASP Kormányrendeletben meghatározott határidőben történő megvalósítása érdekében.

A projekt keretében tesztelt, éles üzemben működő, csatlakoztatott szakrendszerek alkalmazásához szükséges és előírt technikai feltételeknek megfelelő, üzembe helyezett, működő hardver eszközök beszerzése és hálózati infrastruktúra elemek kiépítése történik. A hivatali folyamatokat át kell alakítani az új működésnek megfelelően, a jelenleg érvényes munkafolyamatokra vonatkozó szabályzataink átdolgozásra kerülnek pl. IT biztonsági szabályzat, iratkezelési szabályzat. A csatlakozási feltételekben előírt, megfelelően tisztított szakrendszeri adatbázisok képezik az önkormányzati ASP központ bevezetéséhez szükséges adatállományt. Az adatmigráció a jelenlegi rendszereink alapján nagyrészt nem lehetséges, vannak olyan adatbázisaink, melyeket jelenleg nem szakrendszerek igénybevételével működtetünk, kizárólag a jogszabályokban meghatározott nyilvántartást vezetjük, így az ASP szakrendszerekhez történő csatlakozás érdekében manuális adatbázis feltöltést alkalmaznunk, melyet a hivatali apparátus többletmunkájával tudunk véghez vinni.

A hivatal elektronikus ügyintézési folyamatának kialakítása, az ehhez kapcsolódó belső szabályzatok megalkotása, a szükséges jogszabályok megalkotása és a folyamatban részt vevő kollégák, ügyintézők felkészítése szintén része az átalakítási folyamatnak.

Az ASP Központ által szervezett, a rendszer bevezetéséhez kapcsolódó oktatásokon történő részvétel, az alkalmazandó szakrendszerek kezelési folyamatainak megtanulása, elsajátítása elengedhetetlen ahhoz, hogy megfelelő szakértelemmel, ismerettel és biztonsággal tudják kezelni, működtetni a szakrendszereket a napi munkavégzésük során. A rendszerek éles üzemeltetésének alapfeltétele, hogy a csatlakozás során azokat teszteljük és ellenőrizzük, hogy a kialakításra kerülő szolgáltatások megfelelően működjenek.

A Zánkai Közös Önkormányzati Hivatal Balatoncsicsó, Balatonszepezd, Monoszló, Óbudavár, Szentantalfa, Szentjakabfa, Tagyon és Zánka települések önkormányzatainak, az önkormányzat intézményeinek működésével, a polgármesterek, a jegyző és a Képviselő – testületek feladat – és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való elkészítésével, végrehajtásával kapcsolatos feladatok folyamatos ellátását biztosítja, valamint közreműködik az önkormányzatok egymás közötti és az állami szervekkel történő együttműködésnek összehangolásában is.

A törzshivatal Zánka Iskola u.11. szám alatt működik a jegyző vezetésével, az itt dolgozó köztisztviselők száma a vezetővel együtt 11 fő. A törzshivatal biztosítja a folyamatos ügyintézést és az ügyfélfogadást a hatósági ügyek tekintetében, ellátja Zánka Község Önkormányzata, és Intézményei (Közös Hivatal, Óvoda, Egészségügyi IT, Oktatási IT) Zánkai Német Nemzetiségi Önkormányzat működtetési és gazdálkodási feladatait.

Az egyik Kirendeltség Szentantalfa Fő u.39. szám alatt működik az aljegyző vezetésével, az itt dolgozó közszolgálati tisztviselők száma 6 fő a vezetővel együtt. A kirendeltség biztosítja a Szentantalfa, Balatoncsicsó, Tagyon, Szentjakabfa és Óbudavár települést érintő folyamatos ügyintézést és az ügyfélfogadást a hatósági ügyek tekintetében, ellátja a Községi Önkormányzatok, és Intézményei (Óvoda, Társulások), valamint a Tagyoni, Balatoncsicsói, és Szentjakabfai Német Nemzetiségi Önkormányzat működtetési és gazdálkodási feladatait.

A másik Kirendeltség Balatonszepezden, Árpád u. 27. sz. alatt működik, 2 fő állandó közszolgálati tisztviselő közreműködésével, hasonló feladtok ellátásával.

A projekt keretében megvalósítandó tevékenységek:

• eszközbeszerzés: nem tartozik a közbeszerzés hatálya alá, 3 ajánlat közül szállító kiválasztása, eredménye üzembe helyezése a beszerzett eszközöknek (kártyaolvasó is).
• működésfejlesztés és szabályozási keretek kialakítása: módosított/új szabályzatok megalkotása, saját alkalmazottak és külső szakértő bevonása, eredménye 3 módosított/új szabályzat,
• elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó feltételek kialakítása: megvalósítása külső szolgáltatás igénybevételével, elektronikusan igénybe vehető ügytípusok száma 2,
• szakrendszerek adatminőségének javítása, migrációja: megvalósításban közreműködő munkatársak bevonásával, manuális adatfeltöltés, eredménye megfelelő minőségű adatállomány 7 szakrendszerben,
• tesztelés, élesítés: saját munkatársak bevonásával felhasználói tesztelés, eredménye 7 élesített szakrendszer szolgáltatás.

A jelenleg meglévő eszközeink (nagy teljesítményű nyomtató-szkenner, felhasználói munkaállomások részleges megléte, kiépített internet szolgáltatás) projekt által finanszírozott eszközökkel történő kiegészítése által az önkormányzati hivatal képes lesz működni az ASP szakrendszerekben.

Lukács Ágnes
jegyző